Чек-лист логиста перед Новым годом
и праздниками: Встречаем 2026
во всеоружии
Не просто праздник, а логистический вызов.
Новый год — это не только мандарины и ёлка. Для отрасли грузоперевозок это период гипернагрузки, «окон» в работе перевозчиков и тотального цейтнота у клиентов. Успешное завершение года и спокойный старт следующего зависят от действий, сделанных сейчас. Этот чек-лист — ваш персональный дорожный план по переходу из декабря в январь без потерь, стресса и испорченного настроения.
Аудит и закрытие года (Декабрь, 1-я – 3-я неделя)
Поставьте галочку — год завершен не только финансово, но и операционно.
1. Финансовый мост:
- Сверка с постоянными перевозчиками: Проведите окончательные взаиморасчеты, закройте все спорные моменты по оплатам за ноябрь-декабрь. Обсудите авансы за рейсы, которые завершатся в январе.
- Работа с дебиторкой: Актуализируйте график погашения задолженности от клиентов. Напомните контрагентам о необходимости оплат до наступления длинных выходных.
- Бюджет на январь: Сформируйте предварительный бюджет на первый месяц года с учетом роста тарифов в праздничный период и возможных простоев.
2. Документарный порядок:
- Архивация года: Убедитесь, что все транспортные накладные (ТрН), CMR, акты, УПД за год систематизированы (электронно и/или физически). Проверьте наличие подписей и печатей.
- Сроки действия документов: Проверьте даты окончания действия полисов ОСАГО, КАСКО, карт «тахо» на весь автопарк (свой и партнерский). Не забудьте про диагностические карты и доверенности на водителей.
- График работы контрагентов: Запросите и сохраните в доступном месте официальные графики работы таможенных терминалов, складов клиентов и поставщиков, экспедиторских компаний на период праздников.
Оперативное планирование «праздник-на-горохе» (Декабрь, 2-я – 4-я неделя)
Главная битва происходит здесь. Нужно предусмотреть каждый сценарий.
1. Коммуникация с клиентами (Ключ к успеху!):
- Четко обозначьте дедлайны: Донесите до всех клиентов «точку невозврата» — последнюю дату приема заявок на отгрузку до Нового года и первую дату отгрузок в январе. Разошлите официальные письма.
- «Окно» на инвентаризацию: Заключите со складскими клиентами соглашение о приостановке отгрузок/приемки на 31 декабря и 1-2 января для их внутренней инвентаризации.
- Соберите прогнозы: Запросите у ключевых клиентов предварительный план отгрузок на первую неделю января. Это поможет забронировать мощности.
2. Работа с перевозчиками и водителями:
- Фиксация ставок: Договоритесь с проверенными перевозчиками о тарифах на период с 25 декабря по 13 января. Фиксируйте ставки в договорах-офертах, чтобы избежать неожиданных «праздничных» надбавок.
- Человеческий фактор: Уточните графики работы водителей-наемников. Кто и когда уходит в отпуск? Кто готов выйти на рейс 2 января? Продумайте систему мотивации для «праздничных» экипажей.
- Резервный парк: Определите 2-3 резервных перевозчика на случай форс-мажора. Даже если они дороже, имейте контакты под рукой.
3. Нюансы перевозок:
- Скоропорты и подарки: Уделите особое внимание заказам, связанным с новогодними наборами (продукты, напитки). Проверьте наличие термооборудования, условие предварительного охлаждения кузова.
- Безопасность: Напомните водителям и клиентам об усилении мер безопасности. Праздники — пик сезона угонов грузов. Проверьте трекеры, предупредите о недопустимости парковок в неохраняемых местах на долгий срок.
- Таможня (если актуально): Сверьтесь с таможенными брокерами по графику их работы. Учитывайте, что груз, прибывший 30 декабря, может «зависнуть» до 9 января.
Технологии и аварийный план (За неделю до праздников)
Ваша страховка от хаоса.
1. Цифровая устойчивость:
- Резервное копирование: Убедитесь, что все базы данных (заказы, контакты, договоры) сохранены в облаке и доступны с домашнего компьютера.
- Настройка оповещений: Проверьте работу SMS-информирования и email-рассылок для клиентов. Подготовьте шаблоны сообщений об отслеживании груза и о поздравлениях.
- Гаджеты водителей: Убедитесь, что у всех экипажей в рейсе исправно работает связь (телефон, мессенджеры), настроены и заряжены трекеры, есть зарядные устройства.
2. Аварийный сценарий:
- Создайте «красную папку»: В одном файле или папке соберите: контакты экстренных служб (ДПС, МЧС) по маршрутам, контакты аварийных комиссаров, сервисов по ремонту грузовиков, дежурных номеров страховых компаний.
- Определите ответственных: Назначьте дежурного логиста на каждый праздничный день с четким регламентом действий и кругом полномочий. Обеспечьте ему удаленный доступ ко всем системам.
- План «Б» для критичных грузов: Для самых важных отправлений заранее продумайте альтернативный маршрут или вид транспорта (например, ж/д или авиа, если авто заблокировано).
Запуск нового года (Первая неделя января)
Новый год наступил, пора просыпаться.
1. Плавный старт:
- Утренний брифинг 2 января: Соберите (очно или онлайн) оперативный штаб. Получите картину по всем грузам в пути, водителям, пробкам на границах, работе складов.
- Приоритизация: Не хватайтесь за всё сразу. Выстройте очередь отгрузок на первую неделю, исходя из готовности клиентов принять груз и критичности сроков.
- Восстановление ритма: Постепенно выводите на линии водителей, вернувшихся из отпуска. Дайте 1-2 дня на адаптацию и проверку техники.
2. Анализ и благодарность:
- Разберите «хвосты»: Систематизируйте все накладные и документы, образовавшиеся за праздники.
- Поблагодарите партнеров: Отправьте короткие благодарственные письма или сообщения перевозчикам, водителям и клиентам, которые работали с вами в праздники. Это инвестиция в лояльность.
- Проведите «разбор полетов»: Зафиксируйте, что прошло гладко, а где были сбои. Сделайте пометки в плане на следующий год: «В декабре 2025 договориться с перевозчиком X на 5% раньше».
Ваш праздник — ваша заслуга
Новый год для логиста — это экзамен на профессионализм. Суть не в том, чтобы героически тушить пожары 31 декабря, а в том, чтобы благодаря грамотному планированию эти пожары не возникли. Используйте этот чек-лист как карту, которая проведет вас через предпраздничный шторм к спокойному и уверенному началу нового рабочего года.
Встречайте 2026 с четким планом, горячим кофе и пониманием, что вы контролируете ситуацию. С наступающим Новым годом, коллега! Пусть ваши грузы всегда приходят вовремя
Поделитесь своим мнением!