Особенности документооборота в грузоперевозках

Особенности документооборота в грузоперевозках 

Документы —- это основание для получения оплаты за выполненную перевозку груза. Существуют строгие правила оформления соответствующих бланков и накладных, но в них легко запутаться.

В России грузоперевозки любым видом транспорта регулируются Гражданским кодексом и другими актами, поэтому деятельность в этой сфере должна подтверждаться документами. Если отсутствует накладная или заявление заполнено неверно, могут возникнуть серьезные проблемы с налоговой, правоохранительными и другими государственными органами. Например, если нет оформленного путевого листа, то ГИБДД оштрафует водителя на 500 руб., руководителя —  на 20 000 руб., а организацию — на 100 000 руб. Рассказываем, какие документы обязательны при грузоперевозках и как их правильно оформить.

Первичные документы

Документы в сфере грузоперевозок можно условно разделить на первичные и основные. К первым относятся:

• транспортная накладная;
• товарно-транспортная накладная;
• товарная накладная ТОРГ-12; 
• путевой лист;
• акт по форме ТОРГ-2.

Расскажем подробнее о каждом из них.

Транспортная накладная

Транспортная накладная — перевозочный документ, который подтверждает договор между отправителем и перевозчиком. Обычно оформляется в 3 экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все три стороны заверяют документ печатью организации и подписью ответственного лица на разных этапах грузоперевозки.

Когда накладную используют как первичный документ бухгалтерского учета, необходимо составить четвертый экземпляр и передать его грузоотправителю.

В документе 12 разделов, где содержится информация о перевозке и участниках сделки, а также обобщенное наименование груза. 

Товарно-транспортная накладная

В прошлом году в грузоперевозках применяли товарно-транспортную накладную. Но в с 1 марта 2022 года правила перевозки изменились — вместо нее стали использовать транспортную накладную. Товарно-транспортную накладную по-прежнему можно использовать в качестве сопроводительного документа, а также обязательного документа на перевозку этилового спирта и спиртосодержащей продукции.

Грузоперевозчик заполняет 7 разделов, которые включают в себя:

• информацию о грузе;
• наименование отправителя;
• адрес и наименование грузополучателя;
• сведения о маршруте;
• стоимость перевозки.

Торговая накладная или ТОРГ-12 

Транспортная накладная или ТОРГ-12 — это первичный документ, который нужен, чтобы подтвердить поставку товаров от одной организации другой. ТОРГ-12 конкретизирует объект перевозки: перечисляются наименования и единицы товаров, которые продавец собирается отгружать покупателю. Обычно ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах — для продавца и покупателя.

ТОРГ-12 оформляют вместе с транспортной накладной. В связке документы являются первичным документом, который можно использовать для зачета расходов на товары. 

Транспортную накладную и ТОРГ-12 нужно использовать для перевозки любых грузов, если их доставляет сторонний перевозчик или стоимость доставки не входит в цену товара и покупатель оплачивает ее поставщику отдельно. Транспортная накладная не нужна для перевозки алкоголя — в ее случае оформляют товарно-транспортную накладную (ст. 10.2 № 171-ФЗ Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ).

Рассмотрим, как заполнить транспортную накладную. 

Чем отличаются торговая, транспортная и товарно-транспортная накладная

Документы не взаимозаменяют друг друга, а дополняют. При перевозке товаров, важно составлять два документа — ТОРГ-12 и транспортную накладную. Товарно-транспортная обязательна при перевозке алкогольной продукции.

Путевой лист 

Путевой лист — это документ, с помощью которого организация контролирует работу водителей и учитывает расходы на ГСМ, расходы на ГСМ, запчасти, парковку, командировку на автомобиле.

Законодательством не утверждена унифицированная форма документа, поэтому перевозчики сами разрабатывают бланк. В него нужно включить обязательные реквизиты, которые перечислены в в разделе I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390: 

• срок действия документа, 
• сведения о транспорте, 
• информация о водителе и перевозке. 

Если неправильно заполнить документ, то организацию оштрафуют на 30 000 рублей, а водителя — на 3 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП). Причем штрафовать могут ГИБДД, Минтранс, налоговая, Роструд и Росздравнадзор.

Обязательные реквизиты путевого листа отразили в таблице.

Путевой лист подписывает водитель, медицинский работник и сотрудники, которые отвечают за контроль транспорта, выпуск в рейс, показания одометра.

Основные документы

Помимо вышеперечисленного грузоперевозчику также потребуются:

• заказ-наряд;
• договор на перевозку груза.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Заказ-наряд

Заказ-наряд — это документ, который выписывается на основании заявки на перевозку груза и содержит информацию о маршруте, стоимости и условиях перевозки.

Для оформления заказ-наряда при грузоперевозках необходимо учитывать следующие моменты:

1. Раздел 1 «Данные о грузе»: заполнить наименование груза, его количество, масса, объем, а также требования к упаковке и маркировке.
2. Раздел 2 «Данные о транспорте»: указать марку и государственный регистрационный знак транспортного средства, а также номер прицепа, если его использует грузоперевозчик .
3. Раздел 3 «Маршрут»: внести данные по маршруту следования транспорта, а также дополнительные требования к перевозке.
4. Раздел 4 «Условия оплаты»: прописать стоимость перевозки, а также условия оплаты.
5. Раздел 5 «Подписи»: проставить подписи грузоотправителя и водителя.

Договор

Договор на перевозку груза — это соглашение, в котором грузоотправитель за плату обязуется передать перевозчику груз, а перевозчик — принять его и передать грузополучателю. 

Деловые отношения между сторонами оформляются транспортной накладной (п. 1 ст. 785 ГК). В соглашении указывают:

• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• стоимость и способ оплаты перевозки;
• условия доставки;
• другое. 

Общие положения договора регулируются в главе 40 ГК.  

Отправитель и перевозчик могут заключить соглашение на одну или несколько поездок.  Иногда перевозчик и отправитель вместо договора применяют заверенную доверенность на имя  водителя.

Электронный документооборот

Электронный документооборот в грузоперевозках заработал в 2022 году. Формы документов разработала налоговая служба (постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200). Участники перевозки груза обмениваются бланками в специально созданной для этого информационной системе электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), операторы которой передают данные госорганам. Через электронную программу можно оформлять следующие документы:

• транспортные накладные;
• заказы-наряды;
• сопроводительные ведомости;
• путевые листы;
• заказы (заявки);
• договоры фрахтования.

Правила обмена документами описаны в постановлении Правительства от 21.05.2022 № 931. В схеме передачи документов в электронном виде участвуют:

• грузоотправители;
• грузополучатели;
• перевозчики;
• операторы информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД);
• наблюдатели;
• контролирующие органы;
• государственная информационная системаа обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД).

Как работать в ГИС ЭПД

Первое, что участники процесса должны сделать — выбрать оператора ИС ЭПД и установить специальную программу, которая передает информацию ГИС ЭПД. Список операторов можно найти в реестре Минтранса и заключить с ним договор. А программу вам предоставят операторы ИС ЭПД.

Второе — оформить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Подпись нужна каждому сотруднику, который участвует в отгрузке и приемке. 

Рассмотрим пример. 

Компания А нанимает перевозчика, чтобы отправить груз компании В. Какой будет путь документа?

1. Компания А — грузоотправитель — создает в электронном сервисе транспортную накладную по форме ФНС. Сервис присваивает документу уникальный номер.
2. Оператор сервиса проверяет документ, уникальный номер и электронную подпись. Затем передает информацию в ГИС ЭПД и следит за обработкой документа.
3. Государственная система сверяет данные с информацией, полученной от других участников документооборота, проверяет документы и КЭП. 
4. Оператор сервиса направляет документ перевозчику и получателю груза.
5. Водитель подтверждает прием груза электронной подписью. 
6. Перевозчик получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает накладную КЭП.
7. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел КЭП.
8. Водитель подтверждает передачу груза электронной подписью.  
9. Перевозчик подписывает и завершает документооборот.

Цифровой документ имеет свою юридическую силу, если участники грузоперевозки поставили свои подписи.